Den Arbeitnehmern Systeme bereitstellen
Die Arbeitnehmer benötigen im Homeoffice natürlich einen Arbeitsplatz. Oftmals überlegen Arbeitergeber, in diesem Punkt zu sparen und vereinbaren mit den Arbeiternehmern eine Nutzung der privaten Computer. Als Ausgleich dafür wird eine Nutzungsgebühr gezahlt.
Von einer solchen Lösung ist jedoch aus mehreren Gründen abzuraten. Auch die Gewerkschaft NGG fordert klare Regeln bei der Heimarbeit, besonders was die Nutzung von Computern betrifft. Durch den Einsatz privater Systeme entstehen vor allem Sicherheitsrisiken. Auf einmal befinden sich uneinheitliche und unbekannte Rechner im internen Netzwerk. Oftmals nutzen auch andere Familienmitglieder diese PCs. Das erhöht einerseits das Risiko für Viren und Malware weiter, die auf diesem Weg auch ins interne Netzwerk gelangen könnten. Andererseits ist auch die Datensicherheit bedroht.
Deshalb sollten Unternehmen, die ernsthaft eine Einführung des Homeoffice erwägen, die Kostenübernahme der PC-Ausstattung im Homeoffice beschließen. Optimal ist die Anschaffung von Systemen speziell für das Homeoffice. In vielen Fällen bieten sich Laptops an. Diese können über eine Dockingstation dann bequem sowohl im Büro als auch im Homeoffice genutzt werden.
Technische Lösungen für die Sicherheit des Datenverkehrs
Eine Herausforderung des Homeoffice ist es, die sichere Datenübertragung zu garantieren. Im Gegensatz zum Büro, wo sich alle Systeme im internen Netzwerk befinden, kommunizieren die PCs im Homeoffice ohne spezielle Vorkehrungen ungeschützt über das öffentliche Internet. Dies stellt grundsätzlich ein hohes Sicherheitsrisiko dar, denn diese Verbindungen können abgehört werden.
Mit einem Virtual Private Network (VPN) lassen sich solche Verbindungen sichern. Diese gibt es als Dienstleistung von darauf spezialisierten Anbietern. Die Mitarbeiter im Homeoffice surfen mit einem VPN anonym und sicher. Die Funktionsweise eines VPN erklärt einer der bekannten Anbieter. Das wichtigste ist, dass bei der Datenübertragung zwischen dem Firmennetzwerk und dem PC im Homeoffice eine Verschlüsselung stattfindet. Dies gilt auch, wenn die Verbindung über ein öffentliches WLAN läuft. Gerade solche Verbindungen sind in der Praxis gefährlich, da Daten in einem fremden WLAN ohne Vorkehrmaßnahmen ungeschützt sind. Ein VPN-Anbieter verschlüsselt die Informationen jedoch noch auf dem Computer, sodass ein Abhören unmöglich ist.
Die richtigen Softwareplattformen für eine Homeoffice-Umgebung
Ohne die passenden Softwarelösungen scheitert das Konzept Homeoffice in kurzer Zeit. Für eine solche Infrastruktur benötigen Unternehmen speziell dafür ausgelegte Plattformen. Dies beginnt bei cloud-basierten Kommunikationslösungen wie etwa Teams von Microsoft. Diese Lösung für die Kollaboration stellt den Mitarbeitern Möglichkeiten für Videokonferenzen, VoIP-Gespräche und auch Textnachrichten zur Verfügung. Gleichzeitig ermöglicht Teams das Teilen von Dokumenten und Office 365 ist direkt in die Plattform integriert. Somit übernimmt Teams alle Aufgaben, mit denen die Arbeit im Homeoffice sowie die gemeinsame Kollaboration und die Kommunikation mit den Kollegen und Kolleginnen organisiert wird.
