Excel kann mehr als Listen erstellen
Zwar arbeiten sehr viele Unternehmen mit Microsofts Tabellenkalkulationsprogramm Excel, sie machen es aber oft falsch bzw. unnötig aufwendig. Tabellen werden beispielsweise per Hand ausgefüllt oder Berechnungen mit dem Taschenrechner durchgeführt. Dabei kann das Programm von Microsoft viele Arbeitsschritte automatisieren. Rechnungen erstellen, Bilanzen berechnen, Listen pflegen, Werte analysieren: Für fast alle im Geschäftsbetrieb anfallenden Aufgaben stellt Excel sowie ähnliche Software (etwa von LibreOffice, OpenOffice oder iWork) Lösungen zur Verfügung.
Funktionen nutzen
Gerade was Berechnungen angeht, steckt in Excel eine Menge drin. Mithilfe von Formeln lassen sich beispielsweise Summen bilden, Durchschnittswerte ermitteln und Auswertungen erstellen. Dafür muss man kein Mathe-Ass sein, denn Excel bietet beim Einfügen von Funktionen Hilfe an. Über ein Eingabefeld wählt man lediglich die entsprechenden Zellen aus, den Rest übernimmt das Programm. So lassen sich auch komplexe Rechenaufgaben mit wenigen Klicks ausführen.
Nicht nur rechnen
Die Funktionen von Excel und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen beschränken sich allerdings nicht auf Rechenvorgänge. Einige Funktionen machen aus einer simplen Tabelle schon fast ein kleines Computerprogramm. Sehr nützlich ist zum Beispiel die Excel-Wenn-Dann-Funktion. Mittels dieser Formel führt das Programm eine Aktion nur dann aus, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn ein Unternehmen Bestandslisten prüfen, Bestelllisten pflegen oder die jährliche Inventur erstellen will.
Vorlagen verwenden
Der anfängliche Aufwand schreckt insbesondere viele Kleinunternehmen ab. Bis alle Zellen richtig miteinander verknüpft sind, Funktionen fehlerfrei arbeiten und das Ergebnis korrekt dargestellt wird, muss man einige Zeit investieren. Doch es lohnt sich. Hat man erst einmal eine funktionstüchtige Vorlage für den anvisierten Zweck erstellt, erspart sich ein Unternehmen zukünftig viel Arbeit. Es ist im Übrigen auch gar nicht notwendig, die Vorlage komplett selbst zu erstellen. Im Internet gibt es zahlreiche Vorlagen für professionelle Zwecke. Sie lassen sich frei herunterladen und für die eigenen Zwecke anpassen.
