Darüber hinaus sind die Angestellten aber ebenfalls ein enormer Kostenfaktor. Durch falsche Planung kann es zu Überkapazitäten kommen und das vorhandene Budget reduziert sich auf ein Minimum. Im Gegensatz dazu kommt es allerdings auch verstärkt vor, dass Betriebe regelmäßig unter personellen Engpässen leiden und der Arbeitsanforderung nicht gerecht werden. Die Personaleinsatzplanung ist dementsprechend der Schlüssel zum Erfolg, um Umsätze zu steigern und die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit beizubehalten.
Aufgaben und Ziele der Personaleinsatzplanung
Die Personaleinsatzplanung – kurz PEP – beschäftigt sich in erster Linie mit den notwendigen Maßnahmen, um Mitarbeiter auf die vorhandenen Plätze der einzelnen Arbeitsbereiche zuzuteilen. Wichtig ist, dass die Planung abhängig von der jeweiligen Position und den Arbeitszeiten getroffen wird.
Der HR Manager wird demnach mit der Aufgabe betraut, die notwendige Anzahl an Angestellten zu bestimmen und sich um die strategische Einsatzplanung des Personals zu kümmern. Die Entscheidung muss unter Berücksichtigung des Bedarfs und der zur Verfügung stehenden Ressourcen getroffen werden. Schließlich kann durch eine passende Zuweisung der qualifizierten Mitarbeiter sichergestellt werden, dass Kosten gespart werden und die Arbeitsanforderungen mit Bravour gemeistert werden.
Begriffe, die untrennbar mit der Personaleinsatzplanung verbunden sind, sind die Dienstplanung und das Arbeitszeitmanagement. Das Unternehmen Papershift setzt sich bereits seit mehreren Jahren ausgiebig mit diesen Themen auseinander und strebt danach, Unternehmen praktische und einfache Lösungen zur Verfügung zu stellen. Dazu zählen beispielsweise die digitale Zeiterfassung und der firmeneigene Dienstplan.
Rechtliche Vorschriften bei der Personaleinsatzplanung
Die Personaleinsatzplanung kann auf verschiedene Art und Weise gehandhabt werden. In den vergangenen Jahrzehnten bedienten sich Unternehmen gerne gedruckter Pläne oder Excel-Tabellen. Die Dienst- oder Schichtpläne wurden offen ausgehängt oder vervielfältigt. Das war eine einfache Methode, um die Angestellten über die aktuellen Arbeitszeiten zu informieren.
Leider verstoßen Unternehmen, die sich dieser Hilfsmittel bedienen, gegen die Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung. Dieses wird in Deutschland durch das Bundesdatenschutzgesetz geregelt und besagt, dass das Recht auf informationelle Selbstbestimmung gegeben sein muss. Vereinfacht gesagt bedeutet dies, dass jeder Staatsbürger selbst entscheidet, welche persönlichen Informationen der Öffentlichkeit mitgeteilt werden dürfen. Die Veröffentlichung des Namens und der Arbeitszeit an einem Schwarzen Brett, auf nur mäßig geschützten Programmen oder das Austeilen an Mitarbeiter verstoßen demnach gegen die gesetzlichen Bestimmungen.
Darüber hinaus existieren auch Regeln für geplante Überstunden. Denn laut Gesetz muss der Arbeitgeber wichtige Termine der Angestellten berücksichtigen und Überstunden demnach mit einer ausreichenden Frist ankündigen. Dem Teilzeit- und Befristungsgesetz zufolge beträgt diese vier Tage.
Gründe für cloudbasierte Personaleinsatzplanung
Mit der Verbreitung der Digitalisierung und der verstärkten Nutzung des World Wide Webs ab der Jahrtausendwende gewannen Cloud-basierte Lösungen immer mehr an Bedeutung. Durch die Speicher gehören die Zettelwirtschaft und Exceltabellen der Unternehmen der Vergangenheit an und werden durch eine praktische und datenschutzkonforme Methode ersetzt.
Cloud-Dienste – wie beispielsweise das Angebot von Papershift – wurden speziell für die Personaleinsatzplanung konzipiert und integrieren die Angestellten aktiv in den Planungsprozess. Dadurch erhöht sich die Mitarbeiterzufriedenheit und die Effizienz des Einsatzplans wird gewährleistet.
Dies ist möglich durch das Bewerben auf die gewünschten Schichten, der Tauschoption und die Einsicht in die eigene Arbeitszeit. Darüber hinaus können Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheitsausfall vermerkt werden. Das gibt den Personalverantwortlichen die Chance, einen Ersatz aufzutreiben. Somit können Engpässen vorgebeugt werden und die Angestellten werden in ihrer freien Zeit nicht belästigt.
Zu guter Letzt lässt sich eine cloudbasierte Personaleinsatzplanung ebenfalls auf individuelle Anforderungen anpassen. So können Unternehmensstrukturen abgebildet werden und der Dienstplan auf die Bedürfnisse und Herausforderungen des jeweiligen Sektors adaptiert werden.
