Finden der richtigen Struktur
Oberste Priorität bei einem Ablagesystem ist das schnelle Finden eines Dokumentes. Aus diesem Grund müssen auch abgelegte Papiere schnell unter einem Ordnungsbegriff oder Schlagwort wiedergefunden werden. Daher sollte zunächst einmal aufgelistet werden, welche Dokumente im Haushalt anfallen, wie zum Beispiel Rechnungen, Verträge, Bausparverträge und Versicherungspolicen. Danach muss eingeschätzt werden, wie hoch die Menge der Unterlagen ist und wie viele Ordner erforderlich sind. Unter Umständen ist ein alternatives Ablagesystem besser geeignet, wie zum Beispiel eine Hängeregistratur. Generell gilt, dass ein Ablagesystem niemals mehr als zu 80 % gefüllt werden sollte. Danach muss entschieden werden, in welcher Reihenfolge die Unterlagen sortiert werden: chronologisch, nach Wichtigkeit, Schlagwörtern oder Aufgaben?
Das entsprechende Ablagesystem auswählen
Erst nachdem feststeht, wie viele Unterlagen abzuheften sind, geht es darum, das jeweilige Ordnungssystem festzulegen. Zur Auswahl stehen:
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große und kleine Ordner
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Hängemappen
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Kassettenregistratur
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Ablagekörbe
Generell gilt, dass sich für größere Papiermengen große Ordner bewährt haben. Kleinere können hingegen gut in einer Hängemappenregistratur abgelegt werden. Da bei der letztgenannten das Lochen der Dokumente entfällt, ist hier das Sortieren besonders schnell möglich. Eine ausreichend große und klare Beschriftung des Ablagesystems ist ebenfalls sehr wichtig. Diese sollte aus einer Entfernung von 2 m immer noch gut zu lesen sein. Generell lässt sich gedruckte Schrift besser lesen als handgeschriebene und erhöht daher die Übersicht. Es gibt inzwischen Versandhändler, wie zum Beispiel easyordner.de, die bedruckte Ordner anbieten, wodurch eine gute Unterscheidung möglich ist. Innerhalb des Ordners muss noch einmal feiner unterteilt werden, hier haben sich Register und Trennblätter bewährt dadurch ist ein besonders schneller Zugriff möglich.
